Виртуальный адрес компании в Польше

В настоящее время всё чаще для адреса компании в Польше организации прибегают к виртуальному адресу. Решение о виртуальном адресе компании очень популярно, особенно среди новых компаний – участников рынка, в первую очередь в связи с низкой стоимостью услуг по виртуальному адресу по сравнению с покупкой (арендой) офисных помещений.

Виртуальный адрес для фирмы представляет собой адрес, который можно арендовать для регистрации фирмы, ее филиала или представительства (отделения). Такой адрес чаще всего не связан с фактическим адресом осуществления деятельности. Конечно, виртуальный адрес фирмы – это не только адрес электронной почты, это прежде всего почтовый адрес и адрес помещения (в соответствии с нормами земельного и строительного законодательства), по которому можно доставлять корреспонденцию в письменной форме, а также на других носителях данных.

На территории Польши достаточно развито оказание услуг по предоставлению виртуальных адресов для организаций. Услуги виртуального адреса заключаются в том, что арендодатель предоставляет на основании договора право для регистрации адреса организации и дополнительно предоставляет дополнительные секретарские услуги, такие как получение или сканирование корреспонденции, прием звонков и (или) иные услуги.

При заключении договора на предоставление виртуального адреса перечень услуг, предоставляемых организацией-арендодателем виртуального адреса зачастую зависит от выбранного клиентом пакета услуг.

В такой пакет услуг могут включаться услуги не только по приему почтовой корреспонденции и отправке на электронную почту клиента уведомлений о получении корреспонденции, но и сканирование документов, стационарный телефон с определенным номером, аренда конференц-залов. Также такие организации могут предоставлять услуги по полному бухгалтерскому обслуживанию, услуги по открытию компаний в различных организационно-правовых формах, комплексное юридическое облуживание.

Существуют также и свои трудности в том случае, если организация указала в качестве своего адреса виртуальный адрес. Ранее налоговые инспекции могли отказать в регистрации организации в качестве плательщика VAT, если такая организация была зарегистрирована по виртуальному адресу.

Но судебная практика шла по пути, что отказ налоговой инспекции в таких случаях является необоснованным (I SA/Wr 284/12 - Wyrok WSA we Wrocławiu z 09.05.2012, Wyrok Trybunału UE (druga izba) z dnia 14.03.2013). Ситуация значительно изменилась после решения суда от 05.08.2014 (дело II FSK 3549/13 – Wyrok NSA).

В данном решении суда было указано, что «в настоящих реалиях экономического оборота с учетом современных технологий, управленческая деятельность и экономическая деятельность осуществляются и могут осуществляться в любом месте, также при использовании так называемых виртуальных адресов или офисов коворкинг». Указание судом в своем решении такой формулировки позволило показать и доказать легальность использования виртуального адреса юридическими лицами. Указанное решение суда до настоящего времени используется юристами для правового обоснования использования виртуального адреса при регистрации организаций.

В настоящее время для избежания негативных последствий и уменьшения злоупотребления со стороны компаний по использованию виртуальных адресов сейчас большинство организаций, которые предоставляют виртуальные адреса, выработали определенную практику сотрудничества с налоговыми органами. Сотрудничество заключается в следующем: организации контактируют с налоговыми органами и администрациями и информируют их о разного рода проблемах с клиентами виртуальных адресов, таких как, например, неполучение корреспонденции организацией – клиентом виртуального адреса.

У виртуального адреса компании есть как свои «плюсы», так и «минусы».
Одной из главных причин, почему многие организации выбирают виртуальный адрес, является стоимость услуг. Она значительно ниже стоимости аренды помещения и услуг по содержанию данного помещения. Виртуальный адрес чаще всего выбирают компании, в которых есть возможность работать удаленно и таким компаниям не нужны офисные помещения.

Но и компании, которые на постоянной основе не работают удаленно, также в последнее время используют услуги виртуальных адресов. Чаще всего это связано с уменьшением затрат на содержание офисных помещений и предоставлением большинству сотрудников возможности работать удаленно.

Основным «минусом» виртуального адреса является то, что налоговые органы могут отказать организации в регистрации ее в качестве плательщика VAT. При этом позиция судов такова, что указание в документах VAT-R,NIP-8 в качестве местонахождения «виртуального офиса» не может быть единственным обстоятельством в качестве отказа для регистрации организации как плательщика VAT.

Зачастую в качестве обоснования такого отказа налоговые органы указывают, что осуществление организацией деятельности на виртуальном адресе может проводиться с целью совершения налогового правонарушения (в частности, мошенничества). Однако, в своих решениях суды чаще всего указывают, что нельзя исключать ситуации, когда хозяйственная деятельность начинает осуществляться только для совершения налоговых правонарушений или преступлений.

Но в таких ситуациях, чтобы применять «превентивный контроль» и в качестве меры такого контроля применять отказ в присвоении номера NIP, должны существовать предпосылки (обстоятельства), которые обосновывают предположения о возможном налоговом правонарушении (преступлении) (I SA/Kr 516/16 - Wyrok WSA w Krakowie z 14.07.2016). При наличии таких неоспоримых предпосылок (обстоятельств) суды допускают возможность проведения «превентивного контроля» со стороны налоговых органов и данные действия налоговых органов считаются законными и обоснованными.

При необходимости регистрации компании на виртуальном адресе необходимо правильно выбрать организацию, которая предоставляет услуги по аренде виртуального адреса и дополнительных услуг. Необходимо обращать внимание на ряд аспектов. Это не только очевидные аспекты такие как, контакт с обслуживающим персоналом, удобный адрес месторасположения, стоимость услуг и т.д. Также необходимо проверить отзывы о работе выбранного виртуального адреса. Это связано с тем, что на выбранный виртуальный адрес будет доставляться корреспонденция, в том числе из судов, налоговых органов и других органов государственной власти.

Ответ на такого рода корреспонденцию необходимо предоставить в определенные сроки. Если выбранный виртуальный адрес работает плохо, своевременно не уведомляет о получении корреспонденции и своевременно не готовит ее для получения, то у организации, использующей виртуальный адрес, могут появиться проблемы в части своевременных направлений ответов на судебную корреспонденцию либо корреспонденцию, полученную из других органов.

Также необходимо проверить права и обязанности, которые указаны в договоре аренды виртуального адреса. Зачастую именно в таких пунктах договора могут быть указаны значимые положения, которые будут характеризовать работу виртуального адреса.

При заключении договора на виртуальный адрес дополнительно необходимо обратить внимание включен ли виртуальный офис (организация, предоставляющая услуги по виртуальному адресу) в Реестр юридических лиц, действующих для компаний и трастов. Это служит дополнительной гарантией для организации, что компания, предоставляющая услуги виртуального адреса, будет являться надежным партнером и надлежащим образом выполнять возложенные на нее обязанности.