Не каждому иностранцу требуется разрешение на работу (zezwolenie na pracę) или зарегистрированное заявление работодателя (oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi, далее - oświadczenie).
Например, свободный доступ к рынку труда имеют обладатели разрешения на постоянное пребывание (pobyt stały), статуса долгосрочного резидента ЕС в Польше и некоторые другие категории иностранцев. Однако наличие обычной карты временного пребывания (pobyt czasowy) не всегда освобождает от необходимости оформления дополнительных документов.
Необходимость наличия у иностранца соответствующего права на работу следует из положений art. 3 Закона от 20 марта 2025 года. Поручение работы иностранцу без необходимого разрешения или иного предусмотренного законом основания признаётся незаконным и влечёт штраф от 3 000 до 50 000 злотых (art. 84 ust. 1).

Если работа выполняется на основании разрешения на работу или oświadczenia, необходимо соблюдать предусмотренные ими условия.
В частности, значение могут иметь должность, характер работы, размер вознаграждения, рабочее время и вид договора.
Например, работника приняли на должность специалиста по обслуживанию клиентов, а впоследствии перевели на другую должность с существенно отличающимися обязанностями. Такое изменение может потребовать оформления нового разрешения или изменения действующего.
При этом законодательство предусматривает случаи, когда изменение условий допускается без переоформления документов. Например, изменение наименования должности без изменения фактических обязанностей само по себе не требует нового разрешения.
Согласно art. 17 ust. 1 pkt 1 Закона от 20 марта 2025 года работодатель обязан соблюдать условия трудоустройства, предусмотренные разрешением на работу, с учётом допустимых законом изменений. Поручение иностранцу работы на условиях, не соответствующих разрешению, за исключением установленных законом случаев, может признаваться незаконным трудоустройством и повлечь штраф от 3 000 до 50 000 злотых (art. 84 ust. 1).

Работодатель не вправе требовать от иностранца денежное вознаграждение за действия, направленные на получение разрешения на работу (zezwolenie na pracę) или другого документа, предоставляющего право на её выполнение.
Например, работодатель соглашается оформить иностранцу разрешение на работу только при условии, что тот заплатит ему 1 000 злотых за подготовку и подачу документов.
При этом для возникновения ответственности достаточно самого факта требования имущественной выгоды. Фактическая передача денег не является обязательным условием.
За требование имущественной выгоды от иностранца в обмен на действия, направленные на получение разрешения на работу или другого документа, предоставляющего право на её выполнение, предусмотрен штраф от 6 000 до 50 000 злотых (art. 84 ust. 4).

Договор с иностранцем необходимо заключить в письменной форме до фактического начала работы. Это требование распространяется не только на umowa o pracę, но и на гражданско-правовые договоры.
Дополнительно предусмотрены языковые требования:

• если иностранец не владеет польским языком, до подписания договора ему необходимо представить его содержание в письменной форме на понятном языке;
• если договор составлен на иностранном языке, работодатель обязан хранить его перевод на польский язык, выполненный присяжным переводчиком.

Обязанность заключения письменного договора с иностранцем до начала работы предусмотрена art. 5 Закона от 20 марта 2025 года. Допуск иностранца к работе без соблюдения данного требования признаётся незаконным поручением работы и может повлечь штраф от 3 000 до 50 000 злотых (art. 84 ust. 1)

С 2025 года работодатели обязаны соблюдать дополнительное требование при трудоустройстве иностранцев на основании разрешения на работу или зарегистрированного oświadczenia.

До начала работы необходимо направить копию заключённого договора на польском языке через электронную систему в соответствующий государственный орган.
При этом недостаточно направить проект договора или документ, подписанный только одной стороной. Необходима копия заключённого договора с подписями обеих сторон.
Для отдельных случаев законодательством предусмотрены исключения и специальные сроки.
Обязанность направления копии заключённого с иностранцем договора в соответствующий государственный орган предусмотрена art. 17 ust. 1 pkt 2 и art. 68 Закона от 20 марта 2025 года. Нарушение данной обязанности может повлечь штраф от 1 000 до 3 000 злотых (art. 84 ust. 6).

Получение разрешения на работу или регистрация oświadczenia не всегда завершает обязанности работодателя.
Например, при трудоустройстве на основании oświadczenia работодатель обязан уведомить соответствующий орган:

• о начале работы иностранца - в течение 7 дней с даты начала работы, указанной в oświadczeniu;
• о неприступлении к работе - в течение 14 дней с установленной даты.

При трудоустройстве на основании zezwolenia na pracę также предусмотрены уведомления, в частности если иностранец не приступил к работе в течение двух месяцев или прекратил работу значительно раньше окончания срока действия разрешения.

Отдельный порядок предусмотрен для граждан Украины. Для их трудоустройства в предусмотренных законодательством случаях действует процедура powiadomienia. Уведомление необходимо направить в течение 7 дней с начала работы.
Обязанности работодателя по уведомлению государственных органов предусмотрены art. 5a, art. 19 и art. 70 Закона от 20 марта 2025 года. За их нарушение установлены различные штрафы: при трудоустройстве на основании zezwolenia na pracę - не менее 500 злотых (art. 84 ust. 7), на основании oświadczenia - от 500 до 5 000 злотых (art. 84 ust. 10), а при нарушении обязанности направления powiadomienia в отношении иностранцев, пользующихся временной защитой, - от 1 000 до 3 000 злотых (art. 84 ust. 6).