©2025 ALG Legal
Ewidencja magazynowa (складской учёт) в Польше: зачем он нужен и как правильно его вести
Legal services for your business in Poland
01.10.2025
Margarita Telesheva, ALG Finance
Для торговых компаний в Польше товарный учёт — это не только формальная обязанность, но и инструмент, который напрямую влияет на прибыль и устойчивость бизнеса. От того, насколько точно и системно фиксируется движение товаров, зависит:
Ошибки в учёте могут обойтись дорого: от налоговых санкций до потерь на складе. Именно поэтому к теме ewidencja magazynowa стоит относиться как к инвестиции в операционную эффективность компании.
- прозрачное понимание и контроль запасов,
- отсутствие проблем при проверках,
- корректное планирование закупок и продаж.
Ошибки в учёте могут обойтись дорого: от налоговых санкций до потерь на складе. Именно поэтому к теме ewidencja magazynowa стоит относиться как к инвестиции в операционную эффективность компании.
1
1. Что такое товарный (складской) учёт?
Товарный (складской) учёт представляет собой систематическую регистрацию всех операций с товарами: поступлений, продаж, списаний, внутренних перемещений и возвратов.
Принципиальное отличие от бухгалтерского учёта заключается в фокусе: бухгалтерия концентрируется на финансовых результатах и налоговых обязательствах, тогда как складской учёт показывает физическое состояние запасов, их локализацию и текущую стоимость.
Если бухгалтерский учёт отвечает на вопрос: «Сколько мы заработали?», то складской — «Какие товары у нас есть, где они находятся, сколько стоят и как быстро оборачиваются?»
Принципиальное отличие от бухгалтерского учёта заключается в фокусе: бухгалтерия концентрируется на финансовых результатах и налоговых обязательствах, тогда как складской учёт показывает физическое состояние запасов, их локализацию и текущую стоимость.
Если бухгалтерский учёт отвечает на вопрос: «Сколько мы заработали?», то складской — «Какие товары у нас есть, где они находятся, сколько стоят и как быстро оборачиваются?»
Важно: инвентаризация без систематического товарного учёта практически невозможна. Для выполнения требований статей 26 и 27 необходимы структурированные данные о количестве и стоимости товарных позиций. Нарушения в этой сфере влекут налоговые доначисления, пени и административные штрафы со стороны Urząd Skarbowy или Krajowa Administracja Skarbowa (KAS).
2
2. Правовое регулирование в Польше
В Польше ведение складского учёта имеет обязательный характер и регламентируется несколькими правовыми актами:
Ustawa o rachunkowości обязывает фирму:
- Ustawa o rachunkowości (Закон о бухгалтерском учёте) — art. 17, 26 и 27;
- Ordynacja podatkowa и przepisy VAT — требуют, чтобы данные по товарам совпадали с налоговыми расчётами;
- Ewidencja magazynowa обязательна, особенно для компаний, работающих в сегменте B2B и e-commerce.
Ustawa o rachunkowości обязывает фирму:
- выбрать и зафиксировать в учётной политике метод оценки запасов;
- вести субсчета (księgi pomocnicze) для товаров и материалов;
- проводить инвентаризацию минимум раз в год;
- документировать и объяснять любые расхождения между учётными и фактическими данным.
3
3. Зачем нужен складской учёт бизнесу
Профессионально организованный учёт запасов обеспечивает конкретные преимущества:
- Операционный контроль. Защищает бизнес от краж, потерь и ошибок персонала, бизнес получает достоверные данные об остатках на складе и тем самым снижает риски замораживания оборотных средств в избыточных запасах или потери продаж из-за дефицита товаров.
- Финансовая прозрачность. Без точного учёта невозможно рассчитать прибыльность отдельных товаров, категорий или поставщиков.
- Автоматизация процессов. Интеграция с ERP и e-commerce облегчает работу и снижает человеческий фактор.
- Качество отчётности. Складские данные — основа бухгалтерских и налоговых деклараций. Системный складской учёт даёт прозрачную базу для бухгалтерии, снижает риск ошибок и доначислений.
- Снижение рисков при проверках. Чёткая система учёта защищает бизнес от доначислений и штрафов.
4
4. Как ведётся складской учёт на практике
Складской учёт строится на регулярной регистрации всех операций с товарами — от поступления и хранения до отпуска и списания. Каждое движение фиксируется в системе или в учётных карточках, что позволяет в любой момент сверить фактическое наличие с данными учёта.
Методы учета запасов:
Основные документы:
Технические решения:
Обязательный формат — ewidencja ilościowo-wartościowa, то есть учёт и количества, и стоимости.
Методы учета запасов:
- FIFO (pierwsze weszło, pierwsze wyszło) — первым пришёл, первым ушёл;
- LIFO (ostatnie weszło, pierwsze wyszło) — последним пришёл, первым ушёл;
- Średnia ważona — средневзвешенная стоимость;
- Cena stała — постоянная цена (для стандартизированных товаров).
Основные документы:
- PZ (przyjęcie zewnętrzne) — приёмка товара от поставщика;
- WZ (wydanie zewnętrzne) — отпуск товара покупателю;
- RW (rozchód wewnętrzny) — внутренний расход;
- MM (przesunięcie międzymagazynowe) — перемещение между складами;
- PW (przyjęcie wewnętrzne) — внутреннее поступление;
- Protokoły braków i nadwyżek — протоколы недостач и излишков.
Технические решения:
- Ручной учёт/Excel — допустим на начальном этапе, но чреват ошибками и ограничениями масштабирования.
- Специализированное ПО — Comarch Optima, Subiekt nexo и др.
- Интегрированные системы — автоматический обмен данными между складом, бухгалтерией и торговыми платформами.
Обязательный формат — ewidencja ilościowo-wartościowa, то есть учёт и количества, и стоимости.
Инвентаризация проводится минимум раз в год, а в динамичных бизнесах — чаще (поквартально или по циклам). Проводится методом spis z natury, что означает фактический пересчёт, взвешивание или измерение товаров с внесением данных в инвентаризационные описи.
Дополнительные требования:
Дополнительные требования:
- Результаты инвентаризации должны быть задокументированы и подписаны ответственными лицами;
- Выявленные расхождения подлежат обязательному анализу и объяснению;
- При существенных недостачах может потребоваться уведомление налоговых органов.
5
5. Ошибки компаний при учёте
- Пренебрежение складским учётом в пользу исключительно бухгалтерского;
- Ручное ведение записей или использование простейших таблиц – неизбежно ведут к расхождению при проверках;
- Нерегулярные инвентаризации или их формальное проведение;
- Неправильный выбор метода оценки запасов (например, интуитивное усреднение);
- Отсутствие резервного копирования учётных данных;
- Игнорирование автоматизации при росте товарооборота.
Подобные недоработки неизбежно приводят к противоречиям в отчётности, налоговым проблемам и прямым финансовым потерям.
6
6. Как бухгалтерская компания может помочь
Профессиональный партнёр снимает с бизнеса большую часть рисков:
- Создание системы с нуля — разработка внутренних процедур, внедрение подходящего программного обеспечения;
- Аутсорсинг складского учёта — полное ведение от имени клиента;
- Интеграция с торговыми площадками (Allegro, Amazon, собственные интернет-магазины);
- Подготовка к проверкам — систематизация документооборота, подготовка пояснительных материалов;
- Налоговая оптимизация — законное снижение налоговой базы через корректную оценку запасов и себестоимости;
- Аудит существующей системы — анализ текущих процессов и рекомендации по улучшению.
Товарный учёт — это не административное бремя, а мощный инструмент развития бизнеса. При грамотной организации система работает на компанию: обеспечивает операционную прозрачность, минимизирует риски и создаёт информационную основу для стратегических решений.
Инвестиции в качественный складской учёт окупаются через оптимизацию запасов, предотвращение потерь, ускорение бизнес-процессов и защиту от налоговых претензий.
Инвестиции в качественный складской учёт окупаются через оптимизацию запасов, предотвращение потерь, ускорение бизнес-процессов и защиту от налоговых претензий.
Как мы помогаем клиентам ALG Legal?
Если ваш бизнес работает с товарами в больших объёмах, вы можете доверить организацию складского учёта ALG Legal. Мы выстроим систему так, чтобы она приносила прибыль и защищала ваш бизнес.
Свяжитесь с нами, заполнив простую форму ниже.
Свяжитесь с нами, заполнив простую форму ниже.
+48 572 444 202
info@algl.legal
Связаться с нами:
ul. Domaniewska , nr 17/19, lok. 133,
miejsc. Warszawa, 02-672, kraj POLSKA
miejsc. Warszawa, 02-672, kraj POLSKA
Подписывайтесь на наш канал в Telegram!
Здесь вы найдете полезную информацию о юридических и бухгалтерских аспектах ведения бизнеса в Польше
