Расход должен иметь связь с хозяйственной деятельностью, т.е. быть связан с получением дохода, либо с защитой или содержанием источника дохода. Доход, ради которого расход был осуществлен, может появится как до расхода так и после. На данном этапе можно KUP разделить на 2 категории.
1) KUP непосредственно связанные с доходами. В данную категорию следует включать расходы, которые без проблем можно приписать к конкретным доходам, т.е., к примеру, покупка товаров с целью их будущей продажи.
2) KUP не имеющие прямой связи с доходами. Сюда стоит включать расходы, которые нельзя приписать к конкретным доходам, так как они имеют абстрактный либо общий характер. Примером могут быть расходы на маркетинг, улучшающий узнаваемость и репутацию деятельности. В данном случае расход не имеет прямой связи с конкретным доходом, однако далее может быть учтен в качестве KUP. Стоит однако указать, что с расходами на маркетинг связано немало споров, временам доходивших даже до NSA, так что каждый случай следует рассматривать отдельно.

Вышеуказанные категории имеют фундаментальное значение при определении момента, когда расход может быть учтен в качестве KUP в бухгалтерском учете для определения прибыли. В общих чертах KUP непосредственно связанные с доходами учитываются в моменте получения дохода. KUP не имеющие прямой связи с доходами учитываются в моменте их записи в бухгалтерском учете, т.е. обычно в моменте их фактического осуществления. Важно также обозначить, что KUP не имеющие прямой связи с прибылью могут быть учтены даже если в итоге не принесли дохода. Важно, чтобы в моменте из понесения была связь с хозяйственной деятельностью с мотивацией получить доходы в рамках данной деятельности.

Следует также помнить, что KUP может быть учтен при определении прибыли только в рамках того источника доходов, внутри которого был понесен. Иначе говоря, оказывая услуги консалтинга, и одновременно продав автомобиль, который не использовался внутри хозяйственной деятельности, расход на приобретение автомобился может быть учтен только касательно доходов от его продажи, но при этом не может понижать налоговую базу при определении налога от прибыли от консалтинговых услуг.

Также важно понимать, что доказывать связь расхода с будущими либо прошлыми доходами должен именно налогоплательщик. Спор касательно связи расхода с хозяйственной деятельностью является наиболее частым предметом диалога с налоговыми органами, и для избежания стрессовых ситуаций мы всегда рекоммендуем в случае возникновения неоднозначных ситуаций обращаться с заявлением на индивидуальную налоговую интерпретацию с целью получения однозначного подтверждения либо опровержения вашей позиции.

Расход должен быть фактически понесен. Несмотря на, казалось бы, простоту данного условия, тут есть нюансы которые следует подчеркнуть. Под фактическим понесением законодатель имеет в виду не просто фактическую оплату или иную форму расходования, но также и факт фактического финансового бремени на налогоплательщике. Иначе говоря, если налогоплательщик расходует не собственные средства – тогда данные расходы не могут быть учтены в качестве KUP. Если налогоплательщик получает самостоятельно доходы, которые являются его окончательным имущественным прибавлением, тогда следует утверждать, что расходы с целью приобретения данных расходов должны походить из “собственного кармана” налогоплательщика.

Сомнения могут вызвать, к примеру, займы. Является ли расходование из средств полученных в форме займа kosztami uzyskania przychodów? Ответ однозначный – да, являются, так как в период займа средства (или иные вещи) являются имуществом заемщика, следовательно нельзя сказать, что данные расходы не были понесены им лично.

Также расход должен иметь окончательный, дефинитивный, т.е. невозвратный, характер. Займ, если вы являетесь займодавцем, очевидно не является расходом, так как не имеет невозвратного характера. Также не является расходом (по крайней мере в моменте понесения) авансов на будущие оказания услуг/продажу товаров, если данные услуги/товары будут реализованы в будущих периодах, так как обычно данные авансы имеют возвратный характер и в случае отсутствия реализации должны быть возвращены заказчику.

Расход должен быть подтвержден соответствующим доказательством. Данное условие не истекает непосредственно из регулировок касающихся KUP в законах о подоходных налогах, а является скорее результатов логического мышления, которое заключается в том, что подоходные налоги являются налогами которые рассчитываются самостоятельно налогоплательщиком. Налоговые органы могут лишь оспорить данный расчет. Ни в коем случае налоговая не обязана разбираться в том, был ли данный расход фактически понесен и был ли понесен в той величине, что указана налогоплательщиком. Соответственно при отсутствии доказательств понесения данного расхода налоговая имеет права исключить данный расход из KUP, соответственно лишив данный расход возможности уменьшать налоговую базу.

На данный момент в юридической доктрине и в налоговой практике существует немало споров касательно того, как расход может быть подтвержден. Нет сомнений, что подтверждение должно иметь документнтую форму, однако нет согласия касательно формы и видов данных документов.

На данный момент мы имеем два мнения:
1) документы должны быть составлены в соответствии с бухгалтерскими требованиями. Иначе говоря, документом подтверждающим расход должна быть фактура или иной документ, который составлен в соответствии с постановлениями регулирующими бухгалтерский учет. Данного мнения зачастую придерживаются налоговые органы,
2) документы могут иметь любую форму, даже если данная форма несоответствует требованиям с бухгалтерской точки зрения, если при этом из документа однозначно исходит факт понесения данного расхода. Данного мнения придерживаются административные суды, большая часть юридической практики, и мы в том числе. Несоответствие документов с бухгалтерскими требованиями может спровоцировать налоговую проверку и санкции в связи с неправильным бухгалтерским учетом, однако не может лишать возможности учета расходов в качестве KUP, если иные условия для этого выполнены.

Несмотря на то, что мы придерживаемся мнения под пунктом 2 выше, это вовсе не значит что мы рекоммендуем составлять документы подтверждающие расходы в любой форме, так как, во-первых, налоговые органы все еще зачастую не согласны с таким подходом и тогда для подтверждения позиции вам придется обращаться с жалобой в административный суд, что может затянуться на долгое время, и, во-вторых, следует помнить о необходимости правильного бухгалтерского учета, отсутствие чего может влечь негативные последствия для налогоплательщика.

Расход должен не быть упомянут в статье, обозначающий расходы, которые не могут быть KUP. Данное условие обусловлено тем, что законодатель решил вручную исключить из KUP некоторые расходы, которые вполне могли бы быть KUP. Каталоги данных исключений, как в случае с PIT (art. 23 ustawy o PIT), так и в случае с CIT (art. 16 ustawy o CIT), довольно объемные по своему содержанию, и нет возможности их детального обсуждения в рамках данной статьи.

Однако можно обозначить наиболее популярные исключения, также наименее очевидные:
1) Koszty reprezentacji – иначе говоря затраты на позитивную видимость вашей деятельности. Не стоит путать данные расходы с расходами на маркетинг, ведь маркетинг обычно поручается иным исполнителям. В случаях kosztów reprezentacji обычно сам налогоплательщик тратит средства на позитивный внешний вид, часто с целью произвести впечатление. Классическими примерами kosztów reprezentacji являются обед с контрагентом, подарки отправленные клиентам или, к примеру, корпоративное мероприятие в части для сотрудников, которые при этом не трудоустроены на трудовые договоры (т.е. B2B/umowa zlecenie/umowa o dzieło). Данные расходы не являются KUP.
2) Прощение займа – не являтеся расходом, если не было совершено в рамках банкротства или реструктуризации.
3) Страховой взнос (składka zdrowotna) за себя – не является расходом. Исключением является линейный налог, при котором страховой взнос может быть расходом до определенной величины.
4) Оплаты, штрафы и иные публичные финансовые санкции.
5) Проценты от неуплаченных налогов.

Некоторые расходы были исключены из KUP, однако это не значит что данные расходы не подлежат вычету при определении налоговой базы. Речь идет о расходах на приобретение/создание постоянных средств либо нематериальных активов, которые при этом подлежат амортизации. К примеру сам факт выдачи средств на покупку автомобиля, который используется в рамках хозяйственной деятельности, не рождает возможности учета данных средств в качестве KUP, однако это не лишает налогоплательщика возможности амортизировать данную покупку, допустим 5 лет, и каждый год 1/5 стоимости автомобиля указывать в качестве амортизационных вычетов.

Также расходом не является проиобретение земли.
Каждый расход должен рассматриватсья индивидуально. При оценке должны учитываться все факторы одновременно. Временами спор касающийся возможности учета расхода в качестве KUP может длиться годами доходить до наивысшей инстанции, т.е. Верховного Административного Суда. В целях безопасного и надежного анализа, а также соответствующего документооборота мы предлагаем вам наши услуги.