Убеждение, что малый бизнес не интересен налоговой – это миф. Автоматизация сделала контроль массовым, электронные инструменты сделали проверки быстрее и точнее. Даже мелкая ошибка может вызвать интерес налоговой.

Хорошая новость: при корректно ведущейся бухгалтерии проверка проходит быстро и без последствий. Грамотная подготовка помогает выявить и исправить ошибки до того, как их найдёт налоговая. Проверка может случиться в любой момент — подготовка сейчас сэкономит вам деньги и нервы позже.

KAS не проводит проверки случайно — они основаны на анализе отчётности и данных из электронных систем.
Основные триггеры для назначения проверки:

• Подозрение в неправомерном вычете VAT.

KAS обращает внимание на компании, часто заявляющие крупные возвраты VAT, особенно если они превышают исходящий налог. Например, если IT-компания внезапно начинает вычитать VAT по строительным материалам — это сразу вызывает вопросы.

• ·Частые корректировки деклараций и возвраты VAT.

Регулярные корректировки или частые запросы на возврат налога сигнализируют о слабом контроле или возможных манипуляциях.

• Подозрение на участие в схемах «карусели VAT».

Даже если компания неосознанно оказалась частью фиктивной цепочки, проверка неизбежна. KAS активно отслеживает такие связи алгоритмически.

• Несоответствие между данными в файле JPK_V7 и данными, которыми владеет налоговый орган. А в 2026 году вводится обязательный режим использования системы KSeF, что даст налоговой возможность видеть все фактуры в структурированной форме и анализировать данные практически в режиме реального времени.

• Операции с наличными.

Частые или крупные выплаты попадают под особый контроль. В некоторых отраслях (например, B2B-услугах) такие операции выглядят нетипично и вызывают подозрение.

• Сделки с компаниями из «высокорисковых стран».

Транзакции с контрагентами из офшоров или юрисдикций с низким уровнем налогового контроля тщательно проверяются.

Даже техническая ошибка в JPK-файле может вызвать автоматическое уведомление от KAS и стать поводом для проверки.

Проверки различаются по глубине и уровню полномочий органов, которые их проводят.

Проверка KAS — это не просто административная процедура. Её результаты могут привести к начислению существенных штрафов, дополнительного налога с пеней, а в крайних случаях — к возбуждению уголовного дела (karno-skarbowe).

Если вы получили уведомление о kontrola celno-skarbowa, немедленно привлеките профессионального юриста или налогового консультанта!

Лучшая стратегия — профилактика. Если документы в порядке, данные корректны, а процедуры отлажены, проверка пройдёт спокойно.

Шаг 1. Проверка бухгалтерских документов

• Согласуйте все отчёты: сверьте данные в декларациях VAT-7, CIT/PIT, JPK_V7, а с 2026 года и с данными KSeF.
• Проверьте фактуры: каждая фактура должна содержать корректный NIP контрагента, точные даты выставления и оплаты, правильные суммы нетто, VAT и брутто. Проверьте, что нет счетов с истёкшим NIP или с контрагентами, которые были исключены из реестра REGON.
• Проверьте наличие всех первичных документов: накладные (WZ), акты выполненных работ, протоколы приёмки, подтверждения оплаты. Каждый расход, заявленный как koszt uzyskania przychodu, должен быть подтверждён документально!

Шаг 2. Убедитесь, что договоры оформлены корректно. Договоры — это юридическая основа ваших деловых отношений. Налоговая внимательно проверяет:

• Наличие подписей и дат: все договоры должны быть подписаны обеими сторонами с указанием дат заключения. Электронные подписи (podpis kwalifikowany) приравниваются к рукописным. 
• Соответствие сумм: суммы в договоре должны совпадать с выставленными фактурами. 
• Конкретность формулировок: договор должен чётко описывать предмет сделки. 
• Ссылки на заказы и спецификации: для подтверждения реальности сделки полезно иметь дополнительные документы: заказы, протоколы согласования, переписку.

Шаг 3. Подготовьте электронные данные. В 2025 году проверка — в первую очередь проверка цифровых данных. Необходимо проверить:]

• JPK-файлы за 5 лет: согласно польскому законодательству, бухгалтерские документы должны храниться минимум 5 лет. Убедитесь, что у вас есть все файлы JPK_V7, JPK_VAT, JPK_FA за этот период и они корректно открываются.
• Резервные копии księgi и ewidencji: ваши бухгалтерские книги и регистры должны быть сохранены в нескольких местах (сервер компании, облачное хранилище, внешний носитель). Потеря данных не освобождает от ответственности.
• Доступы к системам подготовлены: если проверка будет проходить дистанционно, инспектор может запросить доступ к ePUAP, вашей учётной системе. Подготовьте доступ «только для чтения» для инспектора при дистанционной проверке.

Шаг 4. Проверьте внутренние процедуры

• Назначьте ответственное лицо: определите, кто будет контактировать с налоговой инспекцией — директор, бухгалтер или привлечённый юрист. Это лицо должно знать, где находятся документы и как быстро их предоставить.
• Регламентируйте документооборот: создайте внутреннюю инструкцию, которая описывает, кто и когда оформляет документы, кто их проверяет и где они хранятся.
• Политика хранения документов: убедитесь, что все сотрудники знают о требовании хранить документы минимум 5 лет.

Шаг 5. Проведите внутренний "mini-audit"

• Выявите ошибки заранее: проверьте все декларации за последние 1-2 года. Есть ли расхождения? Не забыта ли какая-то фактура? Правильно ли классифицированы расходы?
• Исправьте недочёты: если обнаружили ошибку — немедленно исправьте её путём подачи корректирующей декларации. При добровольном исправлении (czynny żal) штрафы могут быть существенно снижены или полностью отменены.
• Проверьте księgowania: убедитесь, что все бухгалтерские проводки сделаны правильно, расходы отнесены на корректные счета, а доходы учтены полностью.

Практика показывает, что большинство проблем возникает из-за типовых, повторяющихся ошибок.

Наиболее частые нарушения:

• Несоответствие данных в JPK_V7 и декларациях VAT. Перед отправкой отчетов всегда сверяйте итоговые суммы.

• Неправильные реквизиты контрагентов (NIP, kraj UE). Ошибки в NIP контрагента, особенно при внутриевропейских операциях, могут привести к отказу в вычете VAT. Если NIP не активен или контрагент исключён из реестра — ваш вычет могут не признать. Сохраняйте скриншоты проверок как доказательство должной осмотрительности.

• Отсутствие подтверждения оплаты по фактуре. Вы выставили фактуру, но клиент не оплатил или оплата прошла позже — при этом вы уже заявили VAT к уплате. Если налоговая обнаружит, что по значительной части счетов нет подтверждений оплаты, может возникнуть подозрение в фиктивных операциях.

• Ошибки в учёте kosztów reprezentacyjnych. Представительские расходы (koszty reprezentacyjne) подпадают под особый режим: их признание в целях налогообложения зависит от конкретных условий. Они не всегда уменьшают базу по CIT, и вычет VAT в отношении таких затрат может быть ограничен. Многие компании ошибочно включают сюда бизнес-ланчи, подарки клиентам или корпоративные мероприятия, не проверив, подпадает ли конкретный расход под режим вычета и правильно ли оформлен документально.

• Двойной учёт расходов или неправильная классификация. Например, лизинг автомобиля учитывается как прямая покупка (zakup), что меняет налоговые последствия. Регулярно проводите сверку учёта, используйте стандартизированные шаблоны проводок, избегайте ручного ввода данных там, где это можно автоматизировать.

Большинство нарушений происходит не из-за умысла скрыть доходы или уклониться от налогов, а из-за недостаточного внутреннего контроля, использования устаревших шаблонов документов или простой невнимательности. Регулярный аудит и автоматизация процессов помогают свести риски к минимуму.

ALG Finance — команда бухгалтеров и налоговых консультантов, которая может:

• провести внутренний аудит перед возможной проверкой,
• подготовить полный пакет документов и JPK-файлы,
• сопроводить компанию при общении с налоговой и KAS,
• помочь подать czynny żal или корректировку декларации,
• представить клиента при проверке как доверенное лицо.

Вы можете связаться с нами и мы оценим ваш кейс.