©2025 ALG Legal
KSeF Mondays #4: Чек-лист по внедрению KSeF в компании
Legal services for your business in Poland
15.12.2025
Лидия Рожкова, ALG Finance
Напоминаем, что с 2026 года Польша переходит на обязательную электронную систему выставления и получения счетов — KSeF (Krajowy System e-Faktur).
Напомним о ключевых сроках внедрения:
с 1 февраля 2026 — внедрение для компании с оборотом > 200 млн PLN;
с 1 апреля 2026 — для всех остальных.
В этой статье вы найдете чек-лист, как поэтапно внедрить новую систему в своей компании.
Напомним о ключевых сроках внедрения:
с 1 февраля 2026 — внедрение для компании с оборотом > 200 млн PLN;
с 1 апреля 2026 — для всех остальных.
В этой статье вы найдете чек-лист, как поэтапно внедрить новую систему в своей компании.
1
Этап 0. Подготовительный
Вот этапы, которые нужно пройти уже сейчас:
- Назначьте ответственного (проект-менеджера) за внедрение KSeF.
- Проведите первичную инвентаризацию процессов выставления и получения фактур: кто делает, в каких системах, какие программные решения используются.
- Самостоятельно или с консультантом оцените техническое состояние: системы учёта, ERP, учётные программы, API-интеграции.
- Ознакомьтесь с официальной технической документацией KSeF 2.0: структура FA(3), API, режим офлайн issuance.
2
Этап 1. Проектирование внутри компании
Следующим шагом будет работа непосредственно со структурой в вашей компании:
- Определите, какие категории фактур вашей компании подпадают под обязательство KSEF (B2B, B2G, экспорт, др.).
- Разработайте карту процессов: от выставления фактуры → передача в KSeF → получение подтверждения → хранение.
- Определите, какие программные решения будут использоваться: либо через портал KSeF, либо через API интеграцию, либо через стороннее ПО-интегратор.
- Обновите внутреннюю политику и инструкции: кто отвечает за выпуск e-фактуры, как контролируется ID KSeF, как хранится архив.
3
Этап 2. Техническая интеграция и тестирование
Здесь мы готовим инфраструктуру:
- Получите квалифицированную подпись/электронный сертификат для доступа в KSeF.
- Зарегистрируйте компанию в KSeF и предоставьте необходимые доступы ответственным сотрудникам (бухгалтерской компании).
- Настройте доступ к тестовой среде (sandbox) KSeF.
- Проведите пилотный запуск: выпустите несколько фактур через KSeF (в тестовой среде) и проверьте корректность.
- Обучите отдел продаж/фактурирования: как выставлять, как отправлять, как реагировать на ошибки.
- Подготовьте план «что делать при сбое системы KSeF» (режим офлайн, корреспонденция).
4
Этап 3. Запуск и коммуникация партнёрам
Занимаемся внешней коммуникацией и настраиваем процесс:
- Проинформируйте всех контрагентов (получателей фактур) о том, что с даты «обязательной» ваша компания будет использовать KSeF.
- Обновите условия договора/сервиса: включите пункт об отношении к e-фактурам через KSeF.
- Запустите выпуск e-фактур через KSeF на практике (при добровольном режиме до обязательного срока).
- Настройте мониторинг: проверка успешной передачи, подтверждения получения, отсутствие ошибок.
5
Этап 4. Полная эксплуатация и оптимизация
Работаем непосредственно в новой системе:
- После обязательного входа в силу (2026) — переход в режим полной эксплуатации: все соответствующие фактуры только через KSeF.
- Оптимизируйте внутренние процессы: автоматизация, минимизация ручной работы, сокращение времени выставления.
- Используйте возможности KSeF: ускоренный возврат VAT, уменьшение отчётности JPK_FA (если применимо) — стимулы от государства.
- Регулярный аудит и контроль: проверка корректности структурированных фактур, соответствие схемам FA(3), наличие архивов.
- Обучение и изменение политики: обновление инструкций, подготовка к изменениям (например, KSeF 2.0, FA(3), новые API).
6
Контроль-лист для компании: проверьте себя
- Назначен ответственный за KSeF-проект
- Процесс выставления фактуры (создание и внедрение)
- Выбрано решение: портал / API / интегратор
- Получен электронный сертификат для доступа
- Проведена интеграция с тестовой средой
- Контрагенты проинформированы
- Запущен тестовый выпуск e-фактур
- Обучен персонал
- Настроен мониторинг передачи и ошибок
- Полный переход к KSeF к установленному сроку
- Политика хранения фактур и архивы на 10 лет обеспечены
Почему важно действовать сейчас?
- Сроки обязательности уже определены, и компании, которые запустят заранее — выиграют по времени и безопасности.
- Проблемы с KSeF (технические, процессные) уже выявлялись, поэтому ранняя адаптация снижает риск штрафов и задержек.
- Использование KSeF даёт конкурентное преимущество: прозрачность, надёжность, снижение риска ошибок — особенно важно для международного бизнеса.
Как мы помогаем клиентам ALG Legal?
Если вам нужна помощь с переходом на новый документооборот, специалисты ALG Legal и бухгалтерской практики помогут провести ваш бизнес на всех этапах перехода.
Свяжитесь с нами, чтобы получить пошаговую инструкцию для вашей компании.
+48 572 444 202
info@algl.legal
Связаться с нами:
ul. Domaniewska , nr 17/19, lok. 133,
miejsc. Warszawa, 02-672, kraj POLSKA
miejsc. Warszawa, 02-672, kraj POLSKA
