Вспомним, что KSeF — это централизованная государственная платформа для:

• выставления, получения и хранения структурированных e-фактур (в формате XML),
• автоматического документооборота между налогоплательщиками,
• интеграции с бухгалтерскими системами через API.

С 1 апреля 2026 года большинство плательщиков в Польше будут обязаны пользоваться этой системой. Неиспользование KSeF после введения обязательности будет приравниваться к нарушению налоговых норм и может повлечь значительные штрафы.

Применение KSeF станет обязательным для:

1. Плательщиков НДС (VAT)
Это касается всех зарегистрированных в Польше налогоплательщиков, независимо от организационно-правовой формы (JDG, Sp. z o.o. и др.).

2. Предпринимателей, освобождённых от НДС (zwolnieni podmiotowo/przedmiotowo)
Несмотря на освобождение от VAT, такие субъекты также обязаны использовать KSeF.

3. Плательщиков, использующих процедуру OSS (One Stop Shop), если у них есть польский NIP
В этом случае использование системы KSeF обязательно, при оказании услуг на территории Польши.

На постоянной или временной основе от KSeF освобождены:

1. Иностранные субъекты, не имеющие:

• места ведения деятельности в Польше,
• постоянного представительства на территории Польши.
• В этом случае допускается выставление фактур в прежнем формате (PDF/бумажном).

Важно: если иностранный субъект оказывает услугу с местом оказания в Польше, и покупатель находится в Польше, то фактура должна быть выставлена с помощью KSeF.

2. Компании, зарегистрированные для VAT в Польше, но не осуществляющие деятельность на территории страны – при условии, что постоянное место ведения деятельности такой компании не участвует в сделке.

3. Физические лица (не предприниматели)
Покупка товаров/услуг физическими лицами не требует выставления фактур через KSeF.

4. Субъекты, применяющие процедуры OSS/IOSS
Для них KSeF остаётся добровольным.

5. Упрощённые счета-фактуры (до 450 PLN)
Могут быть выставлены вне KSeF до конца 2026 года.

6. Фактуры с кассовых аппаратов (фискальные кассы)
Освобождение до 31 декабря 2026 года. С 2027 года — только через KSeF.

7. Бумажные проездные документы, билеты, квитанции за проезд по автомагистралям и т.п.
Не подлежат передаче в KSeF.

Правильное подключение к KSeF и грамотное делегирование прав — это основа безопасной работы с электронными фактурами. Особенно в период перехода и до 2026 года важно отработать алгоритмы внутри команды, чтобы быть готовыми к полной цифровизации документооборота.

Специалисты ALG Legal и бухгалтерской практики помогут:

• Зарегистрироваться в KSeF (JDG и компаниям),
• Подготовить и отправить ZAW-FA,
• Обучить сотрудников работе в KSeF,
• Настроить процессы выставления и получения e-фактур.

Свяжитесь с нами, чтобы получить пошаговую инструкцию для вашей компании и избежать ошибок на старте.