©2025 ALG Legal
Как правильно выставить и получить фактуру в KSeF: алгоритм, сроки, программное обеспечение и режимы offline
Legal services for your business in Poland
08.12.2025
Лидия Рожкова, ALG Finance
Напоминаем, что с 2026 года Польша переходит на обязательную электронную систему выставления и получения счетов — KSeF (Krajowy System e-Faktur).
.В этой статье объясняем, как правильно выставлять и получать фактуры, какие программы можно использовать и что делать в случае технических сбоев.
.В этой статье объясняем, как правильно выставлять и получать фактуры, какие программы можно использовать и что делать в случае технических сбоев.
1
1. Как правильно выставить фактуру в KSeF
Выставление структурированной e-фактуры возможно только через систему KSeF, которая присваивает счёту уникальный идентификационный номер.
Важно: фактура в формате PDF или бумажная версия после внедрения KSeF будет считаться только изображением, а не официальным документом.
Важно: фактура в формате PDF или бумажная версия после внедрения KSeF будет считаться только изображением, а не официальным документом.
Алгоритм выставления:
1. Авторизуйтесь в KSeF:
2. Создайте структурированную фактуру в формате XML:
3. Проверьте правильность данных:
5. Убедитесь, что счёту присвоен номер KSeF — это подтверждает его юридическую силу.
1. Авторизуйтесь в KSeF:
- через Aplikacja Podatnika KSeF
- или через внешнюю программу, интегрированную с API KSeF
2. Создайте структурированную фактуру в формате XML:
- Виды фактур:
- podstawowa (базовая),
- zaliczkowa (на предоплату),
- końcowa (итоговая),
- korygująca (корректирующая)
3. Проверьте правильность данных:
- даты, ставки НДС, ссылки на предыдущие счета (если корректировка), реквизиты сторон
5. Убедитесь, что счёту присвоен номер KSeF — это подтверждает его юридическую силу.
2
2. Как получить фактуру через KSeF
KSeF не рассылает уведомления о новых счетах, поэтому получатель должен выполнить следующий алгоритм. Есть 2 способа получения фактур:
Вручную через Aplikacja Podatnika KSeF:
Через интегрированное ПО:
Вручную через Aplikacja Podatnika KSeF:
- войти, просмотреть и скачать XML или PDF-файл;
- необходимо самостоятельно регулярно проверять наличие новых документов
Через интегрированное ПО:
- внешняя бухгалтерская программа подключается к API KSeF,
- автоматически скачивает все новые фактуры, загружает их в систему и интегрирует с учётом.
3
3. Сроки выставления и получения фактур
Действие | Срок |
Выставление фактуры | До 15 числа месяца, следующего за поставкой |
Дата выставления в KSeF | Счёт считается выставленным в день отправки в KSeF (если не offline) |
Дата получения | Дата присвоения номера KSeF системе или фактическая дата получения — если получатель не зарегистрирован в KSeF |
Срок оплаты | Отсчитывается со следующего дня после даты принятия системой KSeF (гражданское право, ст. 110–116 ГК Польши) |
Пример:
Счёт отправлен в KSeF 5 октября – значит дата выставления: 5.10.
Система присвоила номер 5 октября – значит дата получения: 5.10.
Срок оплаты: отсчёт с 6 октября.
4
4. Программное обеспечение для работы с KSeF
Можно использовать как бесплатные решения, так и внешние бухгалтерские программы. Выбор зависит от количества выставляемых фактур, необходимости автоматизации загрузки и архивации, наличия функции интеграции с CRM/ERP.
Бесплатные решения: Aplikacja Podatnika KSeF — базовая панель на сайте podatki.gov.pl – подходит для JDG и малых компаний с низким объёмом документооборота.
Внешние бухгалтерские программы (интеграция с KSeF):
Бесплатные решения: Aplikacja Podatnika KSeF — базовая панель на сайте podatki.gov.pl – подходит для JDG и малых компаний с низким объёмом документооборота.
Внешние бухгалтерские программы (интеграция с KSeF):
- Comarch ERP Optima
- Insert Subiekt
- Symfonia
- enova365
- SaldeoSMART
- Optima Faktur и другие системы с интеграцией по API.
5
5. Что делать в случае отключения — режимы offline в KSeF
Польское законодательство учитывает ситуации, когда KSeF или интернет могут быть недоступны. В этом случае предусмотрены режимы работы вне сети. Есть 2 основных режима:
Offline 24h:
Важно: такие фактуры маркируются двумя QR-кодами. Для выставления такой фактуры необходимо получить Сертификат KSeF.
Режим аварии KSeF (awaria systemu):
Offline 24h:
- Применяется, если вы не можете передать счёт в KSeF в момент выставления.
- Счёт формируется и отправляется позже — не позднее 24 часов.
- Дата выставления = дата, указанная в поле P_1.
- Дата получения = дата присвоения номера в KSeF.
Важно: такие фактуры маркируются двумя QR-кодами. Для выставления такой фактуры необходимо получить Сертификат KSeF.
Режим аварии KSeF (awaria systemu):
- Когда KSeF официально сообщает о недоступности (например, сбой на стороне MF или проведение технических работ),
- Публикуется уведомление об аварии или о проведении технических работ,
- Плательщик освобождается от обязанности отправки в период сбоя, но обязан отправить фактуру в KSeF в течение 24 часов с момента начала работа системы.
6
6. Выводы бухгалтера:
- Используйте период добровольного внедрения до 2026 года, чтобы отработать процессы.
- Рекомендуем выбрать внешнюю программу с автоматическим обменом - это экономит часы работы.
- Убедитесь, что ваша система формирует корректные XML-файлы, иначе счёт будет отклонён и не получит юридической силы.
- Настройте резервные процедуры offline - особенно если компания работает в рознице, логистике или в условиях нестабильного подключения.
- Не забывайте об обязанности передавать номер KSeF в платёжных поручениях с августа 2026 года (в split payment).
Как мы помогаем клиентам ALG Legal?
Если вам нужна помощь с выбором ПО, проверкой XML-шаблонов или внедрением KSeF в вашу бухгалтерию, специалисты ALG Legal и бухгалтерской практики помогут провести ваш бизнес на всех этапах перехода к e-фактуре.
Свяжитесь с нами, чтобы получить пошаговую инструкцию для вашей компании и избежать ошибок на старте.
+48 572 444 202
info@algl.legal
Связаться с нами:
ul. Domaniewska , nr 17/19, lok. 133,
miejsc. Warszawa, 02-672, kraj POLSKA
miejsc. Warszawa, 02-672, kraj POLSKA
