Получена чужая фактура в KSeF что делать бизнесу

Прежде всего необходимо понимать, что KSeF представляет собой исключительно систему передачи структурированных фактур, а не инструмент проверки или подтверждения факта совершения хозяйственной операции, что прямо следует из позиции Министерства финансов.

Это означает, что система не анализирует, была ли сделка в реальности, и не проверяет корректность указания контрагента.
После присвоения фактуре номера KSeF:

• она не может быть удалена
• она не может быть аннулирована

Единственным предусмотренным механизмом исправления остаётся корректирующая фактура (faktura korygująca), при этом в ситуации, когда фактура выставлена на неправильного покупателя или при отсутствии самой операции, корректировка должна быть оформлена «до нуля» (korekta do zera).

С точки зрения налога на добавленную стоимость ситуация также однозначна: фактура, не подтверждающая реальную хозяйственную операцию, не даёт права на вычет VAT, не может быть учтена в расходах, не подлежит оплате и не включается в реестр закупок VAT.

1. Фиксация позиции компании
Первым этапом необходимо зафиксировать позицию компании и собрать доказательственную базу, которая в дальнейшем может потребоваться при взаимодействии с налоговыми органами.
Для этого следует сохранить номер KSeF фактуры, её PDF-визуализацию, а также всю переписку с выставителем, после чего оформить внутреннюю служебную записку, в которой необходимо указать, что компания не имеет договорных отношений с данным субъектом, не заказывала услугу и не давала согласия на выставление фактуры.
Такая фиксация позволяет подтвердить добросовестность налогоплательщика и снизить возможные риски при проверках.

2. Официальная претензия к выставителю фактуры
Дальнейшее взаимодействие с контрагентом должно осуществляться не в формате переписки с технической поддержкой, а через официальное письмо или рекламацию с чётко сформулированным требованием о выставлении корректирующей фактуры «до нуля».

Правовым основанием для такого требования является статья 106j Закона об НДС (ustawa o VAT), в соответствии с которой налогоплательщик обязан выставить корректирующую фактуру в случае обнаружения ошибки, в том числе в данных покупателя, NIP или при отсутствии самой операции.

При этом важно учитывать, что в рамках модели KSeF корректирующая nota (nota korygująca) не применяется, а исправление возможно исключительно со стороны выставителя фактуры.

3. Сообщение о злоупотреблении в системе KSeF
В случае отсутствия реакции со стороны выставителя фактуры предусмотрена возможность подачи сообщения о злоупотреблении через контактную форму KSeF.
При заполнении формы используются следующие параметры:

• Rola: Podatnik
• Rodzaj zgłoszenia: Techniczne
• Typ zgłoszenia: Prośba o informację
• Aplikacja: KSeF 2.0
• Środowisko: Produkcyjne
• Podkategoria: Zgłaszanie nadużyć (SCAM)

Следует учитывать, что одно сообщение подаётся в отношении одной фактуры и должно содержать обоснование, при этом результат проверки не сообщается заявителю, однако сам факт подачи фиксируется в системе.

Данный механизм прямо предусмотрен для ситуаций, когда фактура получена от неизвестного субъекта, реальной сделки не было, а попытки связаться с выставителем не дали результата.

4. Информационное письмо в налоговую инспекцию
Несмотря на то что обязательной процедуры направления такого письма не установлено, на практике его подача позволяет дополнительно зафиксировать позицию компании и усилить её защиту.
В письме целесообразно указать, что фактура была получена через KSeF, однако реальной хозяйственной операции не было, компания её не признаёт, не учитывает и не оплачивает, а также предпринимает действия по урегулированию ситуации, включая подачу сообщения о злоупотреблении в системе.

5. Заявление о преступлении при наличии признаков умысла
Если анализ ситуации показывает, что речь может идти не о технической ошибке, а об умышленном использовании данных компании, возможно рассмотреть подачу уведомления о подозрении в совершении преступления в полицию или прокуратуру.
В зависимости от обстоятельств могут применяться положения:

• art. 270a KK — подделка фактуры
• art. 270 KK — подделка документа
• art. 286 KK — мошенничество

Появление чужой фактуры в системе KSeF не является критической ситуацией, однако требует своевременной и корректной правовой реакции, поскольку игнорирование подобных случаев может привести к дополнительным налоговым рискам.

Практика показывает, что последовательное выполнение формальных действий, включая фиксацию позиции, направление претензии и при необходимости использование механизмов KSeF, позволяет эффективно защитить интересы компании и избежать негативных последствий.

Если вы столкнулись с подобной ситуацией или хотите заранее проверить корректность работы с KSeF, целесообразно разобрать кейс на этапе его возникновения, а не в момент возможного налогового спора.