Krajowy System e-Faktur (KSeF) — государственная система, позволяющая выставлять, обмениваться и хранить фактуры в электронном виде онлайн. Это стало возможным, благодаря введению единого стандарта для всех электронных фактур (e-faktura ustrukturyzowana). Система функционирует с 1 января 2022 г на добровольной основе, а с 2026 года применение KSeF переходит в обязательный режим.

Для работы с системой требуется установить финансово-бухгалтерское ПО, интегрированное с API KSeF налоговых органов. То есть все выставляемые фактуры необходимо будет передавать в специальную систему налоговых органов. Введение системы регулируется Ustawa z dnia 9 maja 2024 r. Zmieniająca ustawę o zmiane ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw.

KSeF служит для централизованного выставления и обработки структурированных (ustrukturyzowana) faktur в формате XML. Каждой электронной фактуре система присвоит уникальный идентификационный номер. Преимуществами станет возможность сократить сроки возмещения VAT, отсутствие необходимости готовить дубликаты фактур. Компании смогут легче и эффективней управлять своими финансовыми документами, а проверяющим органам это упростит процесс проверки, т.к. они будут иметь электронный доступ ко всем фактурам.

Какие счета передаются в систему KSeF: все типы: podstawowe, korygujące, zaliczkowe, rozliczające.

Разница между обычной и структурированной e-fakturą: структурированная содержит чётко определённые поля, обязательна для обработки системой. Обычная фактура системой не принимается.

Новый график внедрения KSeF:

• 1 февраля 2026 —для компаний, объем продаж которых (включая налог) в 2024 году превысил 200 млн zł;
• 1 апреля 2026 — для остальных предпринимателей и фирм.

Важно отметить, что срок 1 апреля 2026 года относится только к выставлению фактур, а принимать фактуры через KseF обязаны все налогоплательщики уже с 1 февраля 2026 года.

Исключения (нет обязанности оформлять структурированные фактуры):

• В адрес физического лица, не являющегося предпринимателем (B2C) – можно выставить электронную фактуру в добровольном порядке;
• Продавец товара или услуги не имеет зарегистрированного офиса или stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej в Польше, или если поставка не связана с местом ведения деятельности в Польше;
• Компания использует процедуру OSS nieunijna или процедуру импора IOSS, а также процедуру оказания услуг международных нерегулярных автоперевозок пассажиров. В данных случаях выставить добровольно фактуру через KseF невозможно.

Несвоевременная отправка фактуры через KSeF может расцениваться как отсутствие документа, поэтому возможны штрафы по закону о VAT. Контролирующий орган сразу видит нарушение, а также может быстро сопоставить данные декларации с данными фактур в KSeF.

Например: предприниматель выставляет фактуру вне KSeF после 1 февраля 2026 — документ не засчитывается. Что делать? Нужно подать korekta через KSeF, иначе будет штраф.

Если обнаружена ошибка, необходимо оформить fakturę korygującą также через KSeF, иначе налоговая увидит несоответствие сразу.

• Автоматизация документооборота и меньше ручной работы.
• Снижение количества ошибок при выставлении faktur.
• Быстрая проверка VAT — система моментально подтверждает корректность.
• Анонсирован ускоренный возврат VAT при корректной работе KSeF в будущем.

Так стоит ли бояться?
Нет, KSeF — не катастрофа. Переход на новую систему требует внимания, чёткой подготовки и интеграции, чтобы не нарушать налоговое законодательство с последующими санкциями.

ALG Legal поможет пройти этот путь без стресса.

Мы осуществляем полное управление процессом внедрения KSeF – вам не о чем будет беспокоиться.

А также:

• Подключение к системе KSeF, получение доступа;
• Анализ и проверка бухгалтерского ПО;
• Настройка взаимодействия с бухгалтерией;
• Консультации по юридической стороне внедрения.

Свяжитесь с нами по форме ниже.