Как правильно отправить сотрудника в командировку?

1. Условия направления в командировку

При отправлении сотрудника в командировку необходимо соблюдать общие условия труда: требований охраны труда, установленные нормы рабочего времени и периода отдыха (ст. 131 и 132 Трудового кодекса).

Сотрудник может отказаться от командировки, если беременна или воспитывает ребенка в возрасте до 4 лет.

Следует помнить, что командировка имеет следующие особенности:

• носит временный характер – командировка не может быть постоянной (при более длительных выездах следует рассматривать иной вариант - делегация);
• должна быть связана с профессиональными обязанностями;
• требует возмещение затрат – работодатель обязан компенсировать расходы на проезд, суточные, проживание и другие необходимые траты.

Компании могут устанавливать собственные правила возмещения расходов, связанных с командировками. Если работодатель не установил свои условия выплаты компенсаций за командировки по стране или за её пределами, включая суточные, то применяются нормы, установленные для государственных организаций на основании:

1) Постановления Министра труда и социальной политики от 29 января 2013 г. по выплатам, которые полагаются сотрудникам, работающим в государственных или муниципальных бюджетных организациях, в связи с их служебными поездками.

— Rozporządzenie Ministra Pracy iPolityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej;

2) Постановления Министра инфраструктуры от 25 марта 2002 г. об условиях определения и порядка возмещения расходов на использование в служебных целях легковых автомобилей, мотоциклов и мотороллеров, которые не являются собственностью работодателя.

— Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy.

2. Возмещение расходов за командировку

На время командировки сотрудник имеет право на:
1. суточные;
2. возмещение расходов на транспорт, местные поездки, проживание, а также на другие необходимые и документально подтверждённые расходы, признанные обоснованными работодателем, в том числе:

• осуществляется в размере, подтверждённом билетами или счётами, включая стоимость билета, транспортного средства и дополнительные сбор,
• охватывает другие необходимые расходы, связанные с поездкой, признанные работодателем,
• расходы за поездки в выходной день к месту постоянного или временного проживания и обратно, если командировка длилась не менее 10 дней.

При этом под расходами, признанными работодателем подразумеваются сборы за багаж, платные дороги, стоянки, парковочные места и другие обязательные расходы, непосредственно связанные с поездкой.

3. Порядок оформления командировки и расчет

Согласно действующему законодательству Польши нет обязанности выдавать работнику приказ о командировке (Polecenie wyjazdu służbowego). Однако рекомендуется составлять этот документ, так как он содержит основную информацию о командировке, что впоследствии поможет при ее учете.

Работодатель выдает сотруднику документ не позднее, чем за день до планируемой командировки.

Основные элементы приказа о служебной командировке:

1. Информация о сотруднике (имя, фамилия и должность сотрудника).
2. Цель поездки (детальное описание задачи, которую сотрудник должен выполнить).
3. Место и сроки поездки (указание города или региона, даты начала и окончания командировки).
4. Средства транспорта (какие виды транспорта разрешено использовать).
5. Финансовые условия (предоставление аванса, размер суточных, допустимые расходы на проживание, питание и транспорт).
6. Подписи работодателя и сотрудника.

На основании этого приказа сотрудник получает компенсацию за расходы на транспорт, проживание (с учетом установленных лимитов), суточные, другие документально подтвержденные траты, необходимые для выполнения командировочных задач.

Для полного расчета и возмещения расходов за командировку сотрудник в течение 14 дней должен предоставить работодателю все документы, подтверждающие расходы, понесенные в связи с командировкой.

Работодатель должен правильно подготовить всю документацию и проинформировать сотрудника о его правах и обязанностях. Это поможет избежать нарушений и защитить интересы как работодателя, так и сотрудника.